モバイル導入事例:
発注・売上日報報告システム

株式会社文明堂神戸店 様

携帯電話を活用した『発注・売上日報システム』により関西地区22箇所に広がる店舗と事務所のリアルタイムなコミュニケーションを低コストで実現
創業56年、永年に渡り高品質で風味高い「カステラ」づくりを追求する老舗菓子メーカー、株式会社文明堂神戸店。しかし伝統という看板の裏では、携帯電話を活用した発注、売上日報システムの導入による徹底された業務効率化に取り組まれています。そこで、システムの運用、管理を担当されている株式会社文明堂神戸店の中城氏に導入の経緯と運用後の感想を伺いました。

導入背景

口頭・FAXによる人為的ミスの多発を改善したい

7店舗直営店と百貨店・デパート内に13店舗、自社工場を持つカステラ・和菓子・洋菓子製造販売の文明堂神戸店様。
事業の拡大に伴い、商品発注、売上報告業務時の電話・FAXによる発注は聞き間違いや入力ミスといったアナログ作業に伴う人為的ミスの増加に悩まされ、改善策が求められていた。

同社の中城氏は「人為的ミスの改善とシステムによるペーパレス化の実現を検討していました。しかし、"スペースが限られパソコン機器が設置できない百貨店やデパート内の店舗"、"機器やインターネット環境の構築による莫大な初期投資費用"といった問題に悩まされていました。
そんな矢先、以前からお付き合いが合った携帯通信キャリア担当者様より、"携帯電話を利用して店舗と事務所間のコミュニケーションを取れるシステムがある"という情報を聞き興味を持ちました。」と語る。

導入の決めて

場所に左右されない利便性と低コストでの導入・運用

「弊社では導入背景でも触れたように百貨店・デパート内のテナント店舗も多く、これら店舗には、スペースの制限やインターネット回線を引くことが困難でした。
しかし、設置場所を選ばず、インターネット回線も不要な携帯電話を利用することで、これらの課題もすべてクリアできた点と、開発・導入〜運用までトータルでのコストの安さはシステム導入への最大のポイントでした。
初期導入にかかるハードウェアの費用だけを見ても携帯電話にすることで、仮に携帯電話1台あたり5万円としても、一般的なPCと比べ1/3以下の費用に押さえるとができる点はかなり大きかったですね。」と中城氏は語る。

運用

業務報告のデータ化により事務処理の効率化を実現

今回ご紹介させて頂く「発注・売上日報システム」は、商品発注、売上報告が可能な店舗向けの携帯電話アプリケーション(Java)と、本社・工場より発注確認・売上報告を管理する為のPC-WEBブラウザ向け管理画面、データの保管を行うASPサーバーで構成される。

中城氏曰く、「システムの導入により、従来では口頭・紙ベースで行っていた商品発注、売上報告業務も携帯電話を利用して店舗側から直接データベースに書込む事ができる為、報告内容を基に本社側で再度PCで手入力するといった事務処理作業をカットすることが可能となり誤入力が激減しコスト削減につながりました。
携帯電話から直接データ入力が可能になることで管理画面からリアルタイムな報告内容の確認ができ、鮮度の高い情報をスピーディーに収集できるようになりました。
また、不安視していたシステム化への移行作業も携帯電話という身近な機器のおかげで、大きな混乱も無くスムーズな導入できました。

さらに

  • 電話回線が不要で、携帯電話だけを移動させることにより、店舗の統廃合に簡単に対応出来る
  • 携帯電話本来の機能(メールetc...)による、連絡手段の実現(今までは電話・FAXのみ)
  • データ化された発注データを活用した工場の在庫管理の実現

などシステム以外の業務効率化にも繋がったのは大きな収穫でした。」と運用の効果について語る。

社員の声

報告時間の制限がなくなりとても助かっています

「システムを導入して何か変わりましたか?」

「最初はシステム化という事で”難しい操作が私にできるだろうか・・・”と考えましたが、携帯電話を使って報告を行うという事で、いざ導入されると普段も使用している機器で基本的な操作もわかり、ストレスなく使う事ができました。
また、報告する内容も予め準備された選択肢を選ぶだけなので、今ではFAXで報告を行っていた時よりも格段に早く間違い無くできるようになりました。
なにより今までは本社に担当者がいる17時までに商品発注を済ませなければならなかったのですが、店舗の忙しい時間帯と重なり報告が大変でした。
しかし、携帯電話から直接報告を行うことで時間制限も無くなったので、閉店後など落ち着いた時間に報告する事ができとても助かっています。」と店舗スタッフAさんは語る。

展望

勤怠報告のシステム化による業務報告の一元管理を目標に

発注・売上日報システム』も2004年7月の導入から5年目を迎え、業務に定着したシステムとして株式会社文明堂神戸店様でご活用頂いております。
今後の展望として中城氏は「今後、現在でも紙ベースで報告を行っている勤怠報告業務のシステム化による、社内業務のさらなるペーパレス化も検討しています。近年の携帯電話はGPSやタッチパネルなど様々な機能を搭載しています。携帯電話本体に搭載された位置情報取得機能とアプリケーションを連携することで、報告内容と共に報告場所を記録する仕組みや、サイン認証のような生体認証による本人確認など、豊富な携帯電話の機能を活用してさらに進化させていきたいですね。」と語られた。

システム構成

業務報告のデータ化により、リアルタイムでのコミュニケーションを実現

システム構成図

お客様概要

文明堂神戸店

社名 株式会社 文明堂神戸店
業種 カステラ・和・洋菓子製造販売
創業 昭和28年
本社 〒652-0036 兵庫県神戸市兵庫区福原町3番2号
従業員数 170人(2009年1月)
URL http://www.bunmeido-kobeten.co.jp/

導入システム概要

名称 発注・売上日報システム
プラットフォーム [携帯端末]Java
[管理PC]Webブラウザ
[サーバ]Windows
利用台数 [携帯端末]20台
[管理PC]10人
導入形態 ASPサービス
導入日 2004年7月